Главная Бухгалтерский учет, аудит Книги Бухгалтерський облік у галузях економіки - Захожай В.Б.

Бухгалтерський облік у галузях економіки - Захожай В.Б.

7.6. Автоматизація зведеного обліку і складання звітності

Комплекс зведеного обліку і складання звітності включає завдання узагальнення інформації на аналітичних і синтетичних рахунках з подальшим групуванням отриманих даних за одним або кількома рахунками з метою складання звітності й прийняття управлінських рішень.

АРМ бухгалтера зведеного обліку і складання звітності передбачає відображення господарських операцій, що змінюють стан коштів підприємства і джерел їх утворення на рахунках бухгалтерського обліку. Останні служать засобом економічного групування господарських коштів та їх джерел, вираженого в натуральному і вартісному (грошовому) вимірах, і дозволяють отримати в зручному вигляді інформацію, необхідну для управління підприємством.

При цьому використовуються дві взаємопов'язані системи рахунків бухгалтерського обліку з синтетичних та аналітичних рахунків, їх відрізняє деталізація обліку коштів і джерел, що має важливе значення як для посилення контролю за правильністю самого обліку, так і для ефективного використання цієї інформації в управлінні підприємством.

Нарівні з відображенням господарської діяльності підприємства комплекс завдань зведеного обліку забезпечує автоматизоване складання бухгалтерського балансу і звітності, що є завершальним етапом облікового процесу і виконується систематично по закінченні звітного періоду (місяця, кварталу, півріччя, року).

Раціональна організація синтетичного й аналітичного обліку господарських операцій із застосуванням АРМ бухгалтера забезпечує:

• контроль за рухом статутного капіталу в частині основних і оборотних коштів підприємства;

• збереження грошових коштів і контроль щодо використання їх за цільовим призначенням;

• виявлення фінансових результатів діяльності підприємства і контроль за розподілом прибутку;

• систематизацію і узагальнення даних про виробничо-господарську діяльність підприємства в аналітичному і синтетичному розрізах для прийняття управлінських рішень. Вирішення завдань зведеного обліку і складання звітності базується на первинній інформації, що виникає в процесі фінансово-господарської діяльності, а також на інформації, яка повністю формується в процесі вирішення завдань інших ділянок обліку.

Метою автоматизації зведеного обліку є надання інформації, що задовольняє вимоги різних користувачів.

Користувачів облікової інформації можна розділити на три категорії, яким відповідають три категорії АРМ:

1) АРМБ І категорії створюється для внутрішнього користувача, тобто для тих користувачів, які здійснюють облік (заступник головного бухгалтера, сектор зведеного обліку, головний бухгалтер);

2) АРМ II категорії створюється для управлінського складу підприємства (фінансовий директор, головний економіст, заступник директора з маркетингу, керівник підприємства);

3) АРМ III категорії використовується зовнішніми користувачами (керівники філіалів, акціонери і т. д.).

Вся інформація, підготовлена на АРМБ, розглядається через її кінцевий вплив на прийняття рішень. Перш ніж ухвалити правильне рішення, необхідно визначити мету або керівний напрям і відповідне рішення традиційних завдань зведеного обліку та складання звітності. За результатами вирішення завдань формується єдина база даних бухгалтерських записів. Формування бази даних і логічний контроль правильності її заповнення виконуються протягом місяця в міру надходження інформації з АРМБ суміжних ділянок обліку.

Розділення АРМБ зведеного обліку і складання звітності на три категорії проводиться організаційно з авторизацією доступу до необхідної інформації. Тому структуру даних і технологію вирішення завдань будемо розглядати як єдину для всіх трьох категорій АРМ. Головне меню має такий вигляд:

• Вхідна інформація;

• Нормативно-довідкова інформація;

• Аналітичний облік;

• Синтетичний облік;

• Звітність;

• Моделювання управлінських рішень;

• Ведення інформаційної бази;

• База знань;

• Аудит фінансово-господарської діяльності.

При виборі функції "Вхідна інформація" в меню II рівня відображається перелік вхідної інформації:

• Бухгалтерська довідка;

• Інформація, що утримується з інших АРМБ;

• Книга обліку господарських операцій.

Помилкові записи аналізуються і при необхідності коректуються в режимі "Бухгалтерська довідка".

У режимі "Книга обліку господарських операцій" проводиться введення первинних операцій в Книгу обліку господарських операцій, яка являє собою хронологічно впорядкований (за часом виконання) список бухгалтерських проводок за рахунками. Вона містить записи всіх бухгалтерських операцій, що змінюють стан рахунків, і служить основним джерелом формування бухгалтерської звітності. Бухгалтерські записи в Книгу обліку господарських операцій можуть заноситися або шляхом безпосереднього введення господарських операцій з формуванням бухгалтерських проводок, або при генерації бухгалтерських проводок шляхом використання Довідника типових господарських операцій під час формування первинної інформації, або за допомогою формування бухгалтерських проводок з інших АРМБ.

У Книгу обліку господарських операцій заносяться всі відомості, починаючи від дати початку розрахункового періоду і до необхідної дати. Бухгалтерські записи можуть бути відкоригова-ні, доповнені новими, видалені, скопійовані.

При виборі режиму "Нормативно-довідкова інформація" на екрані відображається перелік нормативно-довідкової інформації:

• Довідник курсу валют;

• Довідник рахунків бухгалтерського обліку;

• Довідник припустимої кореспонденції рахунків;

• Довідник формування показників звітності;

• Довідник взаємозв'язків показників звітності;

• Довідник групування статей звітності;

• Довідник розрахунку показників підприємства;

• Довідник-календар;

• Довідник типових господарських операцій;

• Довідник структурних підрозділів;

• Довідник підприємств.

Довідник курсу валют необхідний для перерахунку валютних сум у національну грошову одиницю за діючим курсом Національного банку України, а також для ведення історії змін курсів валют. Його структура: найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти.

Довідник рахунків бухгалтерського обліку використовується для обліку на рахунках, субрахунках і кодах аналітичного обліку.

Довідник припустимої кореспонденції рахунків призначений для контролю введеної інформації з точки зору правильності поставлення контировок проводок і для аудиторських перевірок вироблених раніше операцій. Його структура: основний рахунок, що кореспондує рахунок, припустимість кореспонденції (дебет, кредит).

Довідник формування показників звітності створюється для автоматизованого формування звітності. Він має таку структуру: номер форми, назва форми, періодичність, код форми, номер рядка, номер графи, синтетичний рахунок, субрахунок основного рахунка, код аналітичного обліку, структурний підрозділ, кореспондуючий рахунок, субрахунок кореспондуючого рахунка, код аналітичного обліку, операція, знак суми.

Довідник взаємозв'язків показників звітності використовується для автоматичного контролю правильності відображення показників у звітності і має таку структуру: номер показника, назва показника, номер форми звітності, номер рядка, номер графи звітності, відповідність номеру іншої форми звітності, номеру рядка, номеру графи.

Довідник групування статей звітності необхідний для проведення аналізу й аудиту фінансової діяльності підприємства. Він має таку структуру: назва узагальненого показника, умовне позначення, назва статей Балансу, умовне позначення, номер рядків Балансу, що входять у статтю Балансу, рахунок, назва рахунка.

Довідник розрахунку показників підприємства необхідний для аналізу, аудиту, оцінки фінансового становища підприємства і визначення доцільності його приватизації. Він має таку структуру: назва показника, умовне позначення, спосіб розрахунку, оптимальне співвідношення.

Довідник-календар призначений для установлення періоду отримання інформації, для фіксації і розподілу за певними датами. Він має таку структуру: рік, поточний місяць, дні.

Довідник типових господарських операцій використовується для автоматизованого формування бухгалтерських проводок. Його структура аналогічна тій, що використовується на інших АРМБ.

Довідник структурних підрозділів і Довідник підприємств призначений для формування інформації по структурних підрозділах і підприємству загалом. Їх структура описана раніше.

У режимі "Аналітичний облік" формується аналітична інформація по кожному синтетичному рахунку. Формується така вихідна інформація:

• Відомість аналітичного обліку;

• Картка аналітичного обліку.

Довідкова інформація з аналітичного обліку. Відомість аналітичного обліку призначена для докладної розшифровки об'єкту обліку. Це оборотно-сальдова відомість за синтетичним рахунком в аналітичному розрізі. Бухгалтер має можливість зробити аналіз аналітичних даних за кожним синтетичним рахунком.

Картка аналітичного обліку відкривається в міру необхідності на кожний аналітичний об'єкт. У картці приводяться характеристики об'єкта, рух за аналітичним рахунком і залишки на кінець звітного періоду. При аудиті або аналізі бухгалтер має можливість відобразити необхідну аналітичну інформацію за певний період в розрізі документів і дат проведення цих операцій.

Бухгалтер перевіряє достовірність інформації і видає конкретні пропозиції. Аналітичний облік необхідний і для аналізу, і для прийняття рішень на той або інший вид господарської діяльності.

При виборі режиму "Синтетичний облік" на екран видається такий перелік:

• Головна книга;

• Оборотно-сальдовий баланс;

• Довідкова інформація;

• Шахова відомість.

У режимі "Головна книга" за вибраний період формується і відображається головна книга по рахунках бухгалтерського обліку. Головна книга є основним бухгалтерським реєстром для узагальнення бухгалтерської інформації.

У режимі "Оборотно-сальдовий баланс" відображаються дані для узагальнення інформації у вигляді оборотів за рахунками. Дана відомість може формуватися в розрізі вибраного періоду часу. При необхідності може проводитися розшифровка проведених господарських операцій.

Режим "Довідкова інформація" передбачений для аудиту за проведеними господарськими операціями загалом по підприємству (підрозділу). При цьому здійснюється контроль усіх операцій з точки зору правильності їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку. Відомість, що формується, дозволяє проаналізувати неправильно введені (розраховані) дані, відображені на рахунках бухгалтерського обліку.

Шахова відомість призначена для аналізу і контролю за проведеними операціями. Занесені в неї підсумки по вертикалі і горизонталі дають уявлення про проведені обороти за рахунками, що дає можливість наочно проконтролювати кожний рахунок. Бухгалтер може проаналізувати стан кожного рахунка і перевірити правильність формування бухгалтерських записів. Дана відомість може бути відображена за будь-який необхідний період.

Контроль здійснюється на основі даних інформаційної бази і Довідника допустимої кореспонденції рахунків. У разі помилки бухгалтер коригує дані згідно з діючим положенням.

При автоматизації формування бухгалтерської звітності особливо важлива автоматизація контролю результатних даних, який нарівні із вхідним контролем інформації повинен становити єдину систему забезпечення достовірності обробки даних зведеного обліку і звітності.

Для перевірки достовірності звітних даних, відображених у формах звітності, бухгалтер зобов'язаний переглянути взаємозв'язки показників і зробити конкретні висновки щодо виявлених відхилень.

Всі ці звітні документи можуть бути розраховані і відображені шляхом вибірки з режиму "Звітність" необхідної звітної форми, також можлива генерація нових.

Звітні документи формуються і відображаються на необхідну дату. На основі Довідника групування статей звітності, Довідника розрахунку показників підприємства, а також на основі фактичних звітних даних здійснюється розрахунок інформації за показниками.

Для допомоги в прийнятті правомірних управлінських рішень в АРМ бухгалтера застосовується база знань. У базі знань міститься набір оптимальних управлінських рішень, відповідних певним показникам.

У системі реалізовується такий алгоритм прийняття управлінських рішень:

• Завдання управління фінансово-господарської діяльності підприємства;

• Пошук альтернативних варіантів дій щодо досягнення цілей;

• Відображення альтернативних варіантів дій;

• Вироблення пропозицій щодо прийняття управлінського рішення;

• Моделювання фактичних, запланованих, нормативних та імітаційних результатів;

• Прийняття управлінських рішень щодо усунення виявлених відхилень.

Моделювання управлінських рішень на майбутні періоди. Дослідження фінансового становища і прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства здійснюється в режимі "Моделювання управлінських рішень", який, у свою чергу, поділяється на:

• Аудит майнового становища підприємства;

• Показники платоспроможності;

• Показники ділової активності;

• Показники рентабельності;

• Показники ліквідності;

• Беззбитковість підприємства;

• Модель фінансової стратегії;

• Облік фінансових результатів.

Коефіцієнт поточної ліквідності показує загальну забезпеченість підприємства оборотними коштами і своєчасність погашення термінових зобов'язань. Коефіцієнт забезпеченості власними оборотними коштами характеризує частку власних оборотних коштів у загальній їх сумі.

Коефіцієнт відновлення платоспроможності характеризує реальну можливість відновлення платоспроможності за необхідний період.

В управлінському рішенні вказуються виявлені відхилення від показників і шляхи досягнення їх оптимальних значень.

Також аудиторському дослідженню підлягає ділова активність підприємства. Оцінка ділової активності характеризується результатами й ефективністю поточної виробничої діяльності підприємства. Дана оцінка може бути змодельована в порівнянні з показниками споріднених підприємств. При аудиті-аналізі потрібно враховувати порівняльну динаміку основних показників роботи підприємства.

За результатами розрахунку показників рентабельності проводиться дослідження оцінки рентабельності по відношенню до продукції, що випускається, і оцінки рентабельності по відношенню до інвестицій або авансованого капіталу. При аудиті також досліджуються такі показники рентабельності:

• коефіцієнт валового прибутку;

• коефіцієнт чистого прибутку;

• рентабельність власного капіталу;

• коефіцієнт рентабельності активів;

• коефіцієнт оборотності активів;

• коефіцієнт віддачі активів або міра прибутковості матеріальних активів.

Спочатку бухгалтер (аудитор) за допомогою моделі досліджує два показники рентабельності продукції, що свідчать про ефективність не тільки господарської діяльності підприємства, а й процесів ціноутворення. Це коефіцієнт валового прибутку і коефіцієнт чистого прибутку.

Коефіцієнт валового прибутку розраховується як відношення різниці між виручкою і собівартістю реалізованої продукції та виручкою від реалізації. Коефіцієнт чистого прибутку розраховується як відношення чистого прибутку після сплати податків до виручки від реалізації.

Досліджуючи ці показники на інформаційній моделі, бухгалтер отримує найбільш точне уявлення про роботу підприємства.

Якщо коефіцієнт валового прибутку істотно не змінювався протягом певного періоду, а коефіцієнт чистого прибутку при цьому знижувався, то на основі бази знань можна зробити висновок, що причина цього полягає або у витратах, які зросли на виробництво продукції, або у ставках податків, які зросли. Досліджуючи ці показники, бухгалтер може перейти до докладного вивчення впливаючих чинників, щоб знайти джерела відхилень.

Якщо ж знизився коефіцієнт валового прибутку, то бухгалтер повинен пересвідчитися, чи сталося це внаслідок збільшення собівартості продукції в порівнянні з виручкою від її реалізації. Збільшення цього коефіцієнта може бути викликане або необґрунтованим зниженням цін, або недостатнім використанням віддачі від виробництва продукції. Дані чинники аналізуються при дослідженні витрат на виробництво. Результати досліджень відображаються разом з видачею управлінських рішень щодо вдосконалення виробничого процесу або ціноутворення.

Це одним показником рентабельності є рентабельність власного капіталу. Цей показник визначається як відношення чистого прибутку до величини власного капіталу. За його допомогою бухгалтер (аудитор) оцінює отриманий прибуток на акціонерний капітал. Показник досліджується в динаміці за певний період і порівнюється з нормативними або галузевими коефіцієнтами.

Коефіцієнт оборотності активів характеризує ефективність, з якою підприємство використовує свої ресурси для досягнення головної мети випуску продукції.

Якщо помножити коефіцієнт оборотності активів на коефіцієнт чистого прибутку, то отримаємо коефіцієнт віддачі активів або міру прибутковості матеріальних активів підприємства. В інформаційній системі даний показник відбивається в моделі у взаємозв'язку з коефіцієнтом прибутковості і коефіцієнтом оборотності активів та розраховується як відношення чистого прибутку до загальної суми матеріальних активів.

При проведенні досліджень дуже важливий режим "Модель фінансової стартегії".

Модель фінансової стратегії дозволяє провести комплексне прогнозування майбутнього фінансового становища підприємства на основі дослідження фінансових результатів його господарської діяльності. Це дозволяє закласти загалом стратегічний напрям у господарсько-фінансовій діяльності підприємства. Модель може бути побудована як за окремими показниками, що прогнозуються, так і за групою комплексно пов'язаних показників.

Ця модель може бути видана в динаміці за кілька років за кожним розрахованим показником.

Після розрахунку і відображення моделі проводиться загальна оцінка фінансово-господарського стану підприємства з метою виявлення можливих перспектив розвитку підприємства, представлених загальною моделлю.

До складу облікових показників можуть бути включені різноманітні показники, що характеризують ту або іншу сторону фінансово-господарської діяльності підприємства.

Важливим моментом аналізу є прогнозування даних Балансу і звіту про прибутки і збитки.

В умовах автоматизованої обробки даних показники формуються шляхом імітації даних з використанням динамічної моделі, представленої багатомірною таблицею всіх звітних показників, а також за допомогою математичних методів і експертних оцінок підприємства. Все це базується на діагностиці стану підприємства, проведених дослідженнях, моделі фінансової стратегії, а також на використанні розрахованих базисних індексів і відхилень, виявлених унаслідок аналітичних робіт.

Імітаційна модель звітності дозволяє залучати до обороту фінансові ресурси і перейти на нові форми ведення фінансово-господарської діяльності підприємства.

Відомість обліку прибутку від реалізації продукції дає можливість бухгалтеру проаналізувати чинники і причини, що впливають на отримання максимального прибутку, і намітити певні управлінські рішення, спрямовані на недопущення відхилень у подальшій діяльності підприємства. Для генерації різних варіантів отримання максимального прибутку бухгалтер використовує функцію "Моделювання отримання максимального розміру прибутку". У цьому режимі на основі значень з попередньої відомості, які дають можливість отримати максимальний прибуток, він може отримати на будь-який необхідний період відомість розрахунку отримання максимального прибутку в розрізі кожного окремого об'єкта або загалом по всій продукції.

На основі даної інформації бухгалтер дає пропозиції про можливі шляхи отримання максимального прибутку. На їх основі керівники підприємства ухвалюють відповідні рішення щодо поліпшення фінансово-господарської діяльності підприємства.

Моделювання здійснюється за кожним окремим об'єктом з урахуванням раніше розрахованих показників максимального розміру прибутку. У результаті формується модель розрахунку максимального розміру прибутку.

КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

1. Нормативно-законодавча база щодо регулювання інформаційних систем і зокрема бухгалтерського обліку.

2. Загальні елементи функціональної обробки інформації.

3. Технологічна обробка облікової інформації в інформаційних системах обліку.

4. Схема руху інформації при застосуванні автоматизованої форми бухгалтерського обліку.

5. Переваги автоматизованої форми бухгалтерського обліку.

6. Етапи переходу до створення інформаційної системи обліку.

7. Вимоги до програмного забезпечення.

8. Складові бухгалтерських автоматизованих систем.

9. Особливості автоматизації обліку необоротних активів.

10. Характеристика автоматизованого робочого місця бухгалтера з обліку необоротних активів.

11. Відповідність електронних документів обліку операцій з основними засобами програми "1С: Бухгалтерія" типовим формам первинного бухгалтерського обліку.

12. Характеристика автоматизації обліку витрат на виробництво.

13. Сутність та роль автоматизованого робочого місця бухгалтера з обліку витрат на виробництво.

14. Характеристика електронних документів з обліку витрат на виробництво.

15. Завдання та можливості автоматизації обліку готової продукції.

16. Характеристика електронних документів при автоматизації обліку готової продукції.

17. Характеристика автоматизації обліку товарних операцій.

18. Відповідність електронних документів обліку товарних операцій програми "1С: Бухгалтерія" типовим формам первинного бухгалтерського обліку.

19. Загальна характеристика автоматизації зведеного обліку і складання звітності.